Moderne databasesystemer til registreringen af museumsgenstande i Odense Bys Museer er nu ved at blive taget i brug. Som platform for edb-udviklingen er valgt databaseprogrammet Access. Det er et kraftigt og alsidigt program, der har stor udbredelse, og det er endvidere det program, Nationalmuseet har valgt til deres genstandsregistrering. Vi har en løbende kontakt med de personer, der står for systemudviklingen i Nationalmuseets dokumentationsafdeling.
Nogle af medarbejderne på museerne i Odense har i forvejen gjort erfaringer med Access og kan lide at eksperimentere med databaseprogrammets muligheder og på denne måde deltage i udviklingsarbejdet. Andre brugere har ikke den interesse, de ønsker blot et system, der fungerer problemfrit og enkelt. Vi har valgt at gribe systemudviklingen an på en måde, så vi kan tilgodese begge slags brugere. Hertil er Access velegnet, fordi programmet på forhånd er designet, så det kan anvendes på flere niveauer. Kreative ideer kan komme både fra den kyndige superbruger og fra den bruger, der blot vil have, at programmet fungerer gnidningsløst. Den første kan bidrage med ideer ved at eksperimentere med mulighederne. Den sidste kan bidrage ved at stille jordnære spørgsmål, eller ved at stille ambitiøse krav til systemets formåen. Ikke sjældent er det den slags “urealistiske” krav, der fører til ny udvikling – når det viser sig, at det alligevel godt kan lade sig gøre at opfylde kravene.
I 1994 påbegyndtes arbejdet med databasen GENFLYT der skulle holde styr på placeringen af genstande i museernes nye fællesmagasin. Programmet blev udviklet i samarbejde med bevaringsafdelingen, som skulle stå for nedpakningen af genstande og genopstillingen på magasinet. GENFLYT blev taget i brug i 1995 men er løbende blevet videreudviklet i takt med de erfaringer, der blev gjort, og med en stadig forankring i de konkrete behov og de konkrete arbejdsprocesser, som databasen indgår i. Som det første blev databasen forsynet med et skærmbillede til hurtig og sikker indtastning af en stor mængde inventarnumre og genstandsbetegnelser i forbindelse med nedpakningsarbejdet. Databasen skulle kunne betjenes – og i første omgang også ligge – på en bærbar computer, der kunne transporteres rundt på magasinets trapper og gange. Og den lille uanselige skærm skulle kunne læses under vekslende og ikke altid gode lysforhold. Altså store felter og en farvemarkering, der får det aktuelle felt til at lyse op med gul farve, så man tydeligt kan se, hvor man er på skærmen. GENFLYT databasen indeholder (juni 1996) ca. 12.500 poster. For hver genstand er angivet inventarnr., genstandsbetegnelse, placering, samt hvorvidt den er udlånt. Hvis en museumsmedarbejder udtager ting fra magasinet – f.eks. til en udstilling eller til studiebrug – bliver det registreret i databasen, så man altid kan se, hvor tingene befinder sig. Vi fandt frem til en kode for placenng, der med 12 tegn – feks. "FMOI RE 01 AC 02” -angiver placeringen i magasinbygning (Fællesmagasin nr. I), rum (På reolerne), reolnr. (reol I), fag (fag AC) og hyldenr. (hylde 2 fra neden). Denne kode er forberedt til at kunne anvendes på andre fællesmagasiner for museerne, og den vil også kunne anvendes som placeringskode for de genstande, der befinder sig på de enkelte museer.
Mindre genstande, der er pakket ned i kasser, har ingen selvstændig placeringskode, men har i stedet et kassenummer. Kassen har så en placeringskode, så man via kassenummeret kan finde kassens og dermed genstandens placering,
Der bliver løbende installeret opdaterede kopier af databasen til de enkelte museer, så man herfra kan slå op i databasen. Med tiden bliver der forhåbentlig mulighed for en netværksforbindelse mellem museerne, så man altid kan slå direkte op i den aktuelle opdaterede database. Der er søgefaciliteter i GENFLYT. I et søgeskærmbillede kan man indtaste sine søgekriterier. F.eks. kan man søge alle genstande, hvor der i genstandsbetegnelsen indgår ordet "skole”, og måske kombineret med, at genstandene er indkommet til museet før 1970 (hvilket fremgår af inventarnummeret, der indeholder årstallet). Resultatet af søgningen kan opsamles i en midlertidig liste, et udvalg, som man kan bruge til en personlig sammenstykning af søgeresultater, f.eks. til en undersøgelse eller til en udstilling.
Den næste større opgave i 1995 var at oprette en database til registrering og beskrivelse af i første omgang Møntergårdens genstande. Dvs. en database til afløsning af de blå kort, som siden 1958 er blevet brugt til registrering. Målet var, at efter årsskiftet 1995/96 skulle der ikke længere skrives nye blå kort, når genstande skulle registreres. Dette mål er opfyldt.
BYMUS databasen dækker de tre hovedområder af Møntergårdens samlinger, middelalder, nyere tids genstande og billedsamlingen. De tre områder stiller i nogen grad forskellige krav til registrering, men vi har alligevel valgt at registrere disse samlinger i en fælles database. Det giver gode muligheder for at søge på tværs i basen, hvilket kan tænkes at blive aktuelt i visse situationer, f.eks. udstillinger eller historisk forskning. Den største fordel ved elektronisk registrering er netop de avancerede søgemuligheder. I et papirkartotek kan man kun søge i een dimension: den orden kortene er placeret i. De blå kort er stillet op i nummerorden og efter emnegrupperne i den kulturhistoriske registrant, samt i topografisk orden efter sogne. Et billede af en gruppe svende foran et snedkerværksted i Nørregade i 1890 kan således være placeret under gruppen “F 9” (Håndværk og industri), eller “F 9 b Snedker”. Billedet kan nu kun findes ved opslag i disse grupper. I en elektronisk database kan man angive mange registrantgrupper for det samme billede, f.eks. "D 8" (Købstad), “I 4 (Købstadshus), "N 2” (Mandsdragt) osv., og man vil desuden kunne finde billedet ved søgning på ordene "snedker", "svend”, “Nørregade”, “Odense, "1890" eller "Efter 1880 og før 1900”.
Hvis der er lokaliteter eller navngivne personer knyttet til et billede eller en genstand, kan man også søge på dem. BYMUS giver mulighed for at registrere og søge på personer særskilt. Til enhver museumssag og enhver genstand, der optræder i databasen, kan der knyttes et vilkårligt antal identificerede personer med forskellige roller: “afbildet”, “giver", "finder”, “fabrikant" osv. Hvis ejeren af det ovennævnte snedkerværksted er "Hans Rasmussen (1842-1908)” kan man ved at søge på denne person i databasen få oplysninger om andre sammenhænge han evt. optræder i. Måske findes værktøjet fra hans værksted også på Møntergården. Måske er han medlem af en skytteforening og optræder på et gruppebillede her. Og måske er et møbel tilvirket på hans værksted. Alle disse oplysninger er det muligt at få kædet sammen ved søgning i databasen. En database til registrering og beskrivelse af museumsgenstande åbner for en række spørgsmål, der skal afklares. Hvor meget skal registreres elektronisk? Hvilken form skal dateringer have? Hvilke og hvor mange felter skal der være? Hvor langt ud i detaljer skal man gå? Disse spørgsmål kan ikke alle afklares på forhånd, inden databasen etableres. Nogle af dem må vente på en endelig afklaring, til museumsmedarbejderne har gjort nogle erfaringer med databasen og dens muligheder. Endvidere sammenholder vi vore erfaringer med den praksis, man følger andre steder, ikke mindst på Nationalmuseet,
På Hollufgård har man i nogle år anvendt en Access database udviklet af det Kulturhistoriske Centralregister (DKC), navngivet “Den Elektroniske Sognebeskrivelse". Denne database er udviklet til arkæologisk registrering på sagsniveau, og til systemet er knyttet et elektronisk 4 cm kort, således at systemet kan vise posternes placering i landskabet.
Ved årsskiftet 1996/97 forventer DKC at have registreret alle fynske sager, og med tiden vil det blive muligt fra PC’ere i Odense at få adgang til DKC’s register over samtlige arkæologiske fund i Danmark.
I foråret 1996 udviklede vi en konserveringsdatabase til brug for bevaringsafdelingen. Konserveringsdatabasen blev til bl.a. for at aflaste det store skrivearbejde, der er forbundet med at lave konserveringsrapporter. For hver enkelt genstand skal der udfyldes en rapport med alle oplysninger om genstanden, hvem der har afleveret den, hvem der har modtaget den og hvornår, hvilke undersøgelser, genstanden har været underkastet, hvilken konservering, der er foretaget, hvordan genstanden bør opbevares m.m. I en samlet konservering af f.eks. 200 jordfundne genstande er det en møjsommelig affære. Med den nye konserveringsdatabase skal hver genstand kun indtastes een gang (af det rekvirerende museum), og det skal kun indtastes een gang, hvem der afleverer og hvem der modtager genstandene. Skrivearbejdet lettes, og det bliver muligt at lave søgninger i databasen, der kommer til at indeholde alle oplysninger om foretagne konserveringsaktiviteter. Rapporter kan udprintes efter ønske som samlede rapporter eller som rapporter over enkelte genstande. Som et led i visse konserveringsprocesser bruges et avanceret apparat, der måler ledningsevne, hvilket kan medvirke til at afsløre genstandens kemiske sammensætning. Dette instrumentet betjenes manuelt, og man er interesseret i at opfange en måling med faste intervaller, f.eks. hver halve time. Hertil udviklede vi et program, der kunne lade en computer styre betjeningen af instrumentet med et ønsket tidsinterval samt opfange og opbevare målingerne i en datafil. Denne datafil kan herefter importeres til konserveringsdatabasen og kan heri udskrives grafisk som en kurve over de foretagne målinger.
Dele af museernes samlinger har tidligere været registreret i andre databasesystemer. Disse data skal efterhånden overføres til Access databaser, og det er allerede sket for nogle af basernes vedkommende. I 1994 blev nogle filer fra Den Fynske Landsby konverteret fra Kommunedatas Museumssystem til Access. I 1995 blev Biblioteksdatabasen på Møntergården, samt nogle arkæologiske databaser, konverteret fra programmet PC File. Senest, i juni 1996, er filerne, der indeholder Gårdprojektet (En undersøgelse af gårdbyggeriet på Fyn ml. 1850 og 1925, indtastet hos Kommunedata sidst i 1980’erne) konverteret til Access, til brug for den fortsatte forskning i Bygningshistorisk afdeling. Filerne er tilrettet, så det bliver lettere for medarbejderne at arbejde med dem og udnytte de muligheder et moderne databaseprogram giver for søgninger på kryds og tværs i materialet. En af de næste opgaver bliver at konvertere H.C. Andersen museets database, som ligger hos Kommunedata og som stadig bruges og opdateres.
Hvis flere museumsmedarbejdere skal have praktisk mulighed for at læse (og skrive) i den samme database er det nødvendigt, at PC’eme er forbundet i et netværk. På Møntergården installerede vi i 1995 et lokalt netværk bestående af 5 PC’er til museumsregistrering. Fra disse 5 arbejdsstationer er der adgang til at læse (og i visse tilfælde skrive) i BYMUS’en, i GENFLYT og i biblioteksdatabasen. Endvidere giver netværket mulighed for automatisk back-up af de enkelte brugeres datafiler, samt for benyttelse af en fælles printer.
Det er hensigten, at der snarest skal installeres lokale netværk også på de øvrige museer. Forhåbentlig bliver der senere mulighed for at koble museerne sammen i et fælles netværk, så alle har adgang til de samme databaser.
