I alle de år, Odense Bys Museer har eksisteret, er genstandsmængden vokset støt og roligt. Fra en mindre arkæologisk samling ved museets start i 1860 har Odense Bys Museer nu i alt 400.000 genstande i sin varetægt. Ud over den store arkæologiske samling har Odense Bys Museer i dag også samlinger vedrørende H.C. Andersen, Carl Nielsen, mediehistorie og fynsk kulturhistorie. Størstedelen af disse genstande ligger forsvarligt pakket på vores magasiner i et kontrolleret klima ved en relativ luftfugtighed på 50-55%.
Når der er brug for at finde genstandene frem til for eksempel forskning eller udstilling, kan det nemt lade sig gøre, idet alle genstande er registreret med placeringskoder i en magasindatabase. Med placeringskoden i hånden kan personale fra Bevaringsafdelingen gå ud på vores magasiner og finde de ønskede genstande frem. Alle hylder og kasser er mærkede med stregkodelabels, og det er muligt at opdatere placeringer via en stregkodelæser.
Vi tør godt sige, at Odense Bys Museer i dag har styr på samlingerne, men vi vil også godt være ærlige og sige, at det ikke altid har været sådan. Men gennem de sidste 20 år har vi arbejdet os igennem samlingen af museumsgenstande og sørget for, at de er blevet flyttet fra uegnede bygninger, beskidte lofter og fugtige kældre til nyindrettede og velfungerende magasiner.
Processen begyndte i 1991, da Bevaringsafdelingen ved Odense Bys Museer udarbejdede en magasinrapport, som gav en status på eksisterende nær- og fjernmagasiner samt forklarede, hvilke problemer der var på opbevaringsstederne. Der blev udarbejdet en målsætning og forskellige løsningsforslag samt en handlingsplan for opførelse af en ny magasinbygning.
I 1993 fik Odense Bys Museer overdraget en stor lagerbygning på i alt 2.253 m2 af Odense Kommune. Pia Bay fra Ejendomsafdelingen var udstationeret hos OBM som del af sin lederuddannelse, og det var hende, der “fandt” bygningerne. Under sit ophold hos os blev hun stillet den opgave at finde egnede magasinbygninger til et fællesmagasin for OBM til erstatning for magasinerne med rigtig dårlige klimaforhold i Møntergården, Den Fynske Landsby, Bangs Cykelfabrik, Rikkesminde (en gård på Fåborgvej i Odense) og Tornbjerggård. Pia Bay havde allerede dengang stor erfaring inden for erhvervsejendomme, og hun så muligheden for, at Odense Kommune kunne overtage en lagerhal som led i et mageskifte.
Bygningen, som ligger tæt på Odense Centrum, bestod af to næsten lige store haller. Af økonomiske årsager blev det besluttet at indrette magasinerne i to etaper, hvor den ene magasinhal, hal 1, blev indrettet først. Inden hallen kunne tages i anvendelse, skulle den gøres klar med isolering, affugtning og indretning med reoler. Samtidig med klargøringen gik man i 1993-1995 i gang med at rense, registrere og nedpakke genstande fra de forskellige magasiner rundt om i byen.
I forbindelse med nedpakningen blev der udviklet en magasindatabase i Access. Odense Bys Museer var et af de første museer i Danmark, som kastede sig ud i at udvikle en sådan magasindatabase. Alle museumsgenstande blev manuelt tastet ind i databasen, hvilket var et meget omfattende arbejde. Men i dag er det en stor hjælp, at man via magasindatabasen altid kan finde de enkelte genstande ved søgning på museumsnummer, på genstandsbetegnelse eller placeringskode. Hver enkelt genstand har en kode for sin placering på magasinet – enten i en navngivet kasse eller direkte på en navngivet hylde.
Mens hal 1 blev gjort klar til indflytning, gik personale fra Bevaringen i gang med at rense genstande fra de forskellige magasiner. Tekstiler blev renset forsigtigt med trykluft, og de genstande, der kunne tåle det, blev aftørret med vand og sprit, støvsuget eller tørrenset. Herefter blev genstandene pakket i flyttekasser. Inspektørerne sørgede for registrering, og flyttefolk tog sig af det tunge flyttearbejde, og de efterhånden mange nyregistrerede og nedpakkede genstande blev i mellemtiden opbevaret i nogle “transitlokaler” i nærheden af det nye magasin.
I 1995 stod det nyindrettede magasins hal 1 klar. Hallen bestod af 1.150 m2 med i alt 2,5 km hylder, fordelt på et stort reoltårn i tre etager. Endelig kunne vi flytte ind med de efterhånden 25.000 genstande, der ventede på at blive placeret på en ordentlig registreret plads i et moderne klimastyret magasin.
Men dette var kun starten på flytningen af genstande til magasinet. Der ventede meget, meget mere.
Fra 1996 til 2002 blev der flyttet flere større genstande fra forskellige fjernmagasiner. Der blev flyttet hestevogne og bygningsdele fra Rikkesminde, og der blev flyttet vogne og landbrugsredskaber fra Den Fynske Landsbys lofter og lader samt flyttet gipsskulpturer fra tidligere opmagasinering på skoler i Odense til det nye fællesmagasin.
I 1999 fik Mediemuseet – dengang Danmarks Grafiske Museum – også mulighed for at få plads i Fællesmagasinet, som det snart kom til at hedde. Mediemuseet fik således både gulv- og reolplads stillet til rådighed for maskiner, arkivalier og adskillige hyldemeter indbundne aviser.
I hovedbygningen på Hollufgård, hvor arkæologerne holdt til, var mængden af indsamlet keramik, knogler og sten vokset betydeligt, og her var der også brug for at få gennemgået og flyttet samlingen. Over et års tid var arkæologer og amatørarkæologer fra Harja i fuld gang med at registrere og nedpakke alle fundene, som til sidst blev flyttet til Hovedmagasinet.
I hal 1 var der ved hjælp af en affugter skabt et passende klima til opbevaring af de fleste museumsgenstande. Dog kræver ukonserveret jern et mere tørt klima, for at jernet ikke ruster; derfor blev der i 1997 etableret et tørmagasin i Bevaringsafdelingens kælder. I et mindre rum blev der installeret en affugter, som sørger for, at der er en relativ luftfugtighed på kun 10%, hvilket er et meget ubehageligt klima at opholde sig i, men et optimalt klima for jern.
Et andet gammelt fjernmagasin, som skulle tømmes, var Det Adelige Jomfruklosters magasiner, hvor der var opmagasineret et meget stort antal genstande. Der var så mange genstande, at de blev flyttet i to etaper, hvor de mindste genstande blev flyttet i første omgang. 200 mindre gipsskulpturer og 200 små fine voksskitser, fremstillet af Anne Marie Carl-Nielsen, blev nænsomt pakket ned og registreret i magasindatabasen. Værkerne blev senere renset, konserveret og magasineret på Carl Nielsen Museet. Genstande relateret til H.C. Andersen blev også registreret, pakket i kasser og flyttet til hal 1.
I 1998 blev alle H.C. Andersens manuskripter og breve ligeledes flyttet fra et magasin i H.C. Andersens Hus til en hemmelig boks med meget højt sikkerhedsniveau samt kontrolleret klima. Under flytteprocessen blev alt papirmaterialet pakket i syrefrit specialkarton med molekylefælder, som er i stand til at opsuge visse skadelige stoffer. Disse nye foldere blev lagt i æsker af syrefrit karton, og der foregår ikke længere en uønsket vandring af syre fra pakkemateriale til dokumenterne.
Omkring 2002 var pladsen allerede blevet trang i Fællesmagasinets hal 1, og der var behov for en udvidelse. Heldigvis var der tænkt på udvidelse fra projektets start, og magasinhallen på 1.103 m2, som ligger i umiddelbar forlængelse af hal 1, kunne tages i brug. Den nye hal 2 skulle fortrinsvis indeholde mindre genstande som for eksempel arkæologiske keramikskår og flint, der kunne pakkes i flyttekasser. Derfor kunne der indrettes et mere kompakt magasin, hvor flyttekasser stod tæt sammen på hylder.
Erfaringen med affugtning af hal 1 viste, at det er ret omkostningsfuldt at affugte i en ikke særlig godt isoleret bygning. Vi forsøgte derfor at indrette hal 2 på en billigere måde og placerede i hallen 28 40-fods skibscontainere. Hver container blev indrettet med et reolsystem på hver side af en midtergang og kunne herefter rumme 270 flyttekasser. I stedet for at affugte en hel stor magasinhal blev der installeret affugtere i hver enkelt container med mulighed for at ændre klimaet i forhold til, hvilket materiale containeren indeholder. I 2002 kunne vi indvie hal 2, og flytning af genstande hertil fortsatte.
Loftet på Møntergården blev ryddet, og en større fotosamling blev flyttet til en specialindrettet kølecontainer. Ligeledes blev bøger og kort fra loftet på Møntergården flyttet til hal 2. Middelalderudstillingen fra Møntergårdens stueetage blev også registreret, nedpakket og flyttet ud til hal 2, så fundene senere kunne indgå i nye udstillinger.
Endelig lykkedes det også for Mediemuseet at få en aftale om magasinplads i hal 2 i form af fire containere, primært til opbevaring af diverse tryk og arkivmateriale.
Selvom man har et godt fungerende magasin, kan der hele tiden ske tilretninger, og da det er dyrt at holde et stabilt klima i en utæt bygning, blev hallerne isoleret og påsat udvendig beklædning i 2003. I 2004 kom der nye brandkrav, der medførte, at alle genstande øverst på reoltårnene skulle flyttes længere ned. Der er gennem tiden flyttet meget rundt på genstandene, men hver gang benyttes lejligheden til at få tjek på deres tilstand og revideret deres placering.
I 2004 blev kælderen under “Kiksefabrikken” på Møntergården tømt for kasser fulde af middelaldergenstande, som kommer fra tidligere byudgravninger. Der var brug for pladsen til Bevaringsafdelingens materialer. Flytningen betød, at alle middelalderfund blev samlet ét sted, nemlig i hal 2.
Da Nyborgladen på Møntergården i 2005 skulle anvendes til nye arkæologiske udstillinger, blev det daværende åbne magasin i stueetagen og på 1. sal rømmet. Der var i alt 5.700 historiske genstande, som blev registreret, pakket og placeret i Fællesmagasinet. Samme år valgte Odense Kommune at nedlægge Hollufgårds besøgscenter, og dermed skulle i alt 22.000 genstande flyttes til Fællesmagasinet.
I 2006 blev et stort område i hele venstre side af gulvet i hal 1 ryddet, og der var nu skabt plads til de sidste gipser, som skulle flyttes fra Korsløkkeskolens loft samt fra Fyns Kunstmuseums loft. Dertil blev de sidste store gipsværker af Anne Marie Carl-Nielsen, som var placeret i Det Adelige Jomfruklosters sidelænge, flyttet ud til magasinet. Alle gipserne blev i den forbindelse renset forsigtigt med trykluft og restaureret. Gips er i sig selv et holdbart materiale, men det knækker relativt let, så der var mange arme og ben, der skulle restaureres.
Det Adelige Jomfrukloster havde i mange år rummet møbler og inventar fra Anne Marie Carl-Nielsen og Carl Nielsens bolig. Disse genstande blev renset og registreret, hvorefter de blev placeret i en container i hal 2. Hermed var Det Adelige Jomfrukloster næsten helt tømt for museumsgenstande, bortset fra den store tidligere altertavle fra Sct. Knuds Kirke, som først blev flyttet til hal 2 i 2009.
På Møntergården resterede endnu en kælder fyldt med genstande, som skulle bringes til Fællesmagasinet. Endnu en stor mængde keramik og lerkar fra middelalderudgravninger samt en samling på omkring 70 temmelig tunge støbejernsovne blev bugseret op ad stejle trapper og ud på Fællesmagasinet.
Da Hollufgård i 2007 blev sat til salg af Odense Kommune, skulle det åbne magasin med i alt 22.000 arkæologiske genstande som før nævnt flyttes til hal 2. Det var et større projekt, som strakte sig over to år, hvor to arkæologer og en konservator på fuld tid fotograferede og registrerede alle fund i den arkæologiske database.
Fællesmagasinets tag var efterhånden blevet utæt og trængte til en grundig renovering. I 2010 bevilgede Odense Kommune midler til et helt nyt tæt tag med ny isolering. Det medførte et større arbejde med at flytte alle genstande, som var placeret oppe i højden, væk fra taget, så håndværkerne kunne komme til. Endvidere blev alle hylderne med genstande dækket af med plastfolie for at undgå støv på genstandene under byggeprocessen. Inden de skulle sættes tilbage på hylderne igen efter afsluttet tagarbejde, blev lejligheden benyttet til at få revideret genstandenes placering.
Det nye tag har medført et mere stabilt klima på magasinet, hvor der ikke forekommer så store udsving i temperaturen, og dermed er der heller ikke så store udsving i luftfugtigheden, og både hal 1 og hal 2 bliver nu reguleret med en affugter. Således har det nye tag også gjort bygningen mere energivenlig.
I 2012/13 kom en ny magasinudfordring, da Mediemuseet blev en del af Odense Bys Museer. På baggrund af en anbefaling fra Kulturstyrelsen var det inden fusionen besluttet at gennemføre en samlingsgennemgang for at reducere museets meget store samling af grafiske genstande. Der var siden etableringen i 1981 som Danmarks Grafiske Museum blevet indsamlet og registreret langt over 100.000 genstande, som i årenes løb var blevet opbevaret på ni forskellige lokaliteter. En udvikling, der for alvor tog fart, da museet fik overdraget samlingerne fra Dansk Pressemuseum og Arkiv i 1989.
Ved fusionen den 1. januar 2013 var antallet af Mediemuseets magasin-lokaliteter ikke mindre end fem inklusive andelen af Fællesmagasinet. Af dem skulle de tre rømmes inden for et kortere tidsrum, og det blev besluttet at begynde med at gennemgå indholdet i en stor lagerhal i Odense M, hvor museet opbevarede en samling større maskiner, en stor samling arkivalier og en uregistreret blad- og avissamling. Samme sted var også efterhånden landet en del hjemtaget, uregistreret materiale med henblik på registrering. Efter en koncentreret indsats med sortering, kassation og registrering kunne vi overføre den resterende del til Fællesmagasinet, hvor der i hal 2 i vinteren 2013/2014 blev etableret et indskudt dæk med kompaktreoler, som kunne rumme Mediemuseets mange arkivalier, tryk og øvrige papirbårne genstande. Nogle af maskinerne fulgte med til Fællesmagasinet, mens andre blev overført til det største magasin, en lagerhal og nogle tilstødende rum i Seden.
Her lå så også den største opgave med at fotografere, etablere lister over sammenlignelige genstande, vurdere genstandene og endelig med at søge tilladelse til udskilning af dubletter og genstande i ringe tilstand eller med ringe proveniens.
Parallelt med samlingsgennemgangen er foregået en løbende og intens proces med at registrere det uregistrerede, bevaringsværdige efterslæb af materiale samt at publicere det på websiden “Museernes samlinger”. Mediemuseet gik fra et specielt udviklet og fagteknisk meget detaljeret registreringssystem fra 1990 over til Kulturstyrelsens system Regin i 2009. Overførslen foregik gennem en konvertering, som kun delvis har vist sig at være vellykket. Der har løbende siden været rettet og opdateret informationer i registreringerne, samtidig med at museets registratorer har nyregistreret genstande.
Der har været brugt store ressourcer på gennemgangen af Mediemuseets samling, men det har ført til flere væsentlige resultater. Dels er stort set alle genstande, der befinder eller befandt sig i Seden, blevet fotograferet, dels har processen ført til bedre og opdaterede registreringer og, ikke mindst, til udskilning af flere tusinde museumsnumre, som ved gennemgangen blev vurderet som overflødige i samlingerne. Det har endvidere været et væsentligt gennemgående kriterium at vurdere genstandenes proveniens. Det overordnede mål er at sikre, at den overvejende del af genstandene i samlingen kan bidrage til historien om givernes og relevante virksomheders historie.
Odense Bys Museer har gennem årene udlånt genstande til forskellige museer og institutioner i hele landet. I forbindelse med samlingsgennemgangen har vi kontaktet og besøgt en række steder, som har lånt genstande – i nogle tilfælde gennem en længere årrække – for at vurdere, om genstandene skulle hjemkaldes, fortsat udlånes eller eventuelt kunne overdrages.
‘Orden i samlingerne’ har gennem årene været højt prioriteret af museumschef Torben Grøngaard Jeppesen, og Odense Bys Museer er i de sidste 20 år kommet langt med at bringe orden i samlingerne. Der er stadig et arbejde at gøre i forbindelse med den faglige registrering samt fotoregistrering, og en del genstande trænger også til at blive konserveret, men alt dette vil der blive arbejdet videre på i de kommende år.
Vi mener dog, at vi i 2017 godt kan sige, er der er kommet både styr på samlingerne og orden i magasinerne.
