En arkæologisk udgravning består ikke, som man ellers som udenforstående måske kan få indtryk af, blot i at grave en masse huller i jorden og hjemtage en række oldsager. En arkæologisk udgravning er derimod at betragte som en systematisk destruktion af et fortidsminde. Denne systematik inkluderer et meget stort registreringsarbejde med opmålinger, fotos, betragtninger om genstandes fundsted, anlægs udseende, beskrivelse af konstruktioner osv. osv. Alt sammen oplysninger som tilsammen danner et billede af, hvilke informationer den enkelte lokalitet rummer. Informationerne sammenskrives til en rapport, også benævnt en arkæologisk beretning, over hver enkelt udgravning. Hertil kommer, at der både før og efter undersøgelsen pågår en ganske omfattende brevveksling mellem bygherre, museum og Kulturarvsstyrelsen, der er den nationale styrelse på museumsområdet.
Samlet set genererer alle disse elementer en lang række data, som museet naturligvis skal kunne håndtere og opbevare på forsvarlig og overskuelig vis til glæde for nu- og fremtiden. For ikke så mange år siden var dette arbejde baseret alene på papirarkiver, men også i den kulturhistoriske verden er it-teknologien slået igennem og har skabt en lang række databaser og andre løsninger, som gør arbejdet nemmere og resultaterne af anstrengelserne bedre. Odense Bys Museer har gennem flere år været og er fortsat ganske langt fremme inden for området, og i det følgende vil der blive givet et kort overblik over de mest anvendte it-løsninger inden for museets arkæologiske arbejdsfelt. Efterfølgende vil et nyligt afsluttet projekt, som markerer et konkret eksempel på overgangen til cyberspace – digital formidling af store dele af den arkæologiske samling på nettet – blive præsenteret.
Som et af de første arkæologiske museer i landet udviklede Odense Bys Museer i år 2000 et digitalt beretningssystem, ArkBeret, der kunne rumme alle elementer af en arkæologisk sag, såsom de overordnede data, selve beretningen, lister over genstande, tegninger, fotos mv. Til listerne knyttes fotos, scannede eller digitale tegninger mv., og man kan foretage søgninger inden for hver enkelt sag. Fra ArkBeret kan der afgives beskeder til eksempelvis museets konserveringsafdeling vedr. den videre håndtering af genstande, som kræver en konserveringsfaglig hånd. ArkBeret har nyligt dannet grundlag for et landsdækkende system, Museernes Udgravningsdata (MUD), der udgør en videreudvikling af ArkBeret. Og også Odense Bys Museer er nu naturligvis overgået til at bruge dette system.
Ved siden af beretningssystemet har museet et digitalt arkiv over alle opmålinger, Ark-Kort. Siden år 2000 er alle opmålinger foretaget med GPS eller totalstation, og de kan derfor umiddelbart relateres til de globale koordinatsystemer. Tidligere opmålte man på papir vha. målebånd og lineal. Disse opmålinger er over de seneste år, i hvert fald delvist, blevet digitaliseret og er således også tilgængelige i det digitale opmålingsarkiv. Museet kan således lynhurtigt vurdere, om et specifikt område allerede har været undersøgt eller ej og kan meget let danne sig et overblik over den rumlige fordeling af forskellige undersøgelsesobjekter o.l.
Endelig styres alle genstandes placering på magasinet eller i udstillingerne vha. databasen Genflyt.
På landsplan registreres alle arkæologiske lokaliteter i systemet "Fund & Fortidsminder"/"Det Kulturhistoriske Centralregister" (DKC). Systemet er offentligt tilgængeligt og giver et overordnet indblik i de væsentligste fund og anlæg på en lokalitet.
Odense Bys Museer har en lang arkæologisk indsamlings- og formidlingstradition. Det var således i Odense, at verdens første arkæologiske samling i 1818 blev opstillet efter tredelingsprincippet (sten-, bronze- og jernalder). I de efterfølgende knap 200 år har opbygningen af den arkæologiske samling med stor iver og omhu været under stadig opbygning. Odense Bys Museer varetager derfor i dag en arkæologisk samling, der i sin brede regionale orientering er af stor national og international betydning for forskning i og formidling af Danmarks oldtid.
Samlingen omfatter flere hundrede tusinde enkeltgenstande fordelt mellem metalfund, redskaber af flint og sten, lertøj, benredskaber mm. Såvel museets egne arkæologer som forskere fra andre institutioner i ind- og udland anvender samlingen i forskellige forskningsprojekter. Samtidig er det ønsket, at også lægmand skal kunne tilgå samlingen. Disse forhold var i perioden fra 1991 til 2003 væsentligt afhjulpet ved, at store dele af Odense Bys Museers oldsagssamling kunne beses i det såkaldt åbne magasin på herregården Hollufgård i det sydlige Odense. Med lukningen af det åbne magasin med udgangen af 2003 var situationen en anden, og løsningen blev det herunder beskrevne projekt, hvor samlingen blev pakket ned og til gengæld gjort tilgængelig på nettet. Projektet markerer en form for præsentation af museets oldsagssamling, som forhåbentlig med tiden kan udvides med også de senere tilkomne genstande. Hvad disse fund angår, er vejen til en digital formidling dog kortere, da det meste altså, som beskrevet, allerede ligger digitalt.
Som nævnt lukkede museets udstillinger på Hollufgård med udgangen af 2003. Hermed var der ikke længere offentlig adgang til Danmarks næststørste oldsagssamling, der siden 1991 havde været udstillet i 60 montrer på det såkaldt Åbne Magasin. Fra lukningen og frem til 2007 havde kun forskere fra ind- og udland samt museets eget personale adgang ad bagvejen til fundene fra den fynske oldtid. Formidlingen til publikum var derimod helt ophørt, og museets nye rammer på Møntergården levnede ikke plads til at udstille helheden. Et udvalg af de bedste af magasinets stykker har siden 2006 været at se på Møntergården i udstillingen Fine Fynske Fund, men fundene her udgør blot en brøkdel af samlingerne, der i alt omfatter omkring 22.000 genstande.
Med det forestående salg af udstillingslokalerne på Hollufgård måtte der således gøres noget drastisk. Det var helt udelukket at vælge den nemme løsning, der ville være at pakke hele samlingen i kasser og anbringe den i museernes fællesmagasin. Beholdningen af det åbne magasin var nemlig aldrig blevet registreret, og uden en sådan kunne samlingen ikke uden videre genhuses i fællesmagasinet. Her er alle fund siden 1997 blevet indført i en magasindatabase, der angiver hver enkelt genstands placering. Uden en præcis angivelse af hvert enkelt funds nøjagtige placering i fællesmagasinet ville enhver form for søgbarhed gå fløjten. Endvidere var det heller ikke helt tilfredsstillende, hvis man mistede muligheden for rent visuelt at opfatte de ofte ganske seværdige fund, når de først var lagt ned i flyttekassernes mørke.
Løsningen måtte blive et registreringsprojekt, der kunne tilgodese kravene om søgbarhed, overblik og tilgængelighed. Og sidstnævnte skulle gælde for såvel fagets folk som for publikum, men vel at mærke som virtuel tilgængelighed. Oldsagerne skulle på nettet!
Det stod klart, at projektet måtte omfatte en gennemfotografering af samlingens enkelte dele, at fundoplysninger måtte opsøges og indtastes i den eksisterende funddatabase, og endvidere at genstandenes søgbarhed skulle sikres gennem indføring i den ligeledes eksisterende magasin-/lagerstyrings-database. I betragtning af samlingens store antal enkeltdele var det endvidere givet, at alle registreringsprocedurer skulle kunne udføres nogenlunde synkront, og så enkelt som det komplekse materiale tillod det. Til brug for koordinering og fordeling af de mange data konstrueredes en database (Arkholluf), der, efter nogen tilretning, viste sig at fungere fortrinligt.
Genstanden fotograferes, og billedet sendes til en computer, hvor en anden projektmedarbejder aflæser genstandens fundnummer. Ud fra dette indhentes oplysninger om fundstedet, og genstanden typebestemmes og dateres. Fundoplysninger og fotos sendes nu til Arkholluf-databasen, der fordeler de indsamlede data: Billedet lægges ind i fotodatabasen Arkfoto, medens fundoplysningerne sendes til fundberetnings-databasen (ArkBeret, nu MUD). Sidstnævnte kan så efter behov hente billederne ind fra fotodatabasen.
Efter disse procedurer resterer der imidlertid endnu et vigtigt led i registreringen, nemlig tildelingen af en unik placering. For overhovedet at kunne bevare overblikket over en samling af denne størrelse, er det i sagens natur vigtigt, at man ved præcis, hvor hver enkelt genstand befinder sig. Dette gøres, ved at den behørigt mærkede genstand emballeres og anbringes i en kasse med et unikt kassenummer og stregkode. Genstandens kasseplacering indtastes i magasinstyringsdatabasen Genflyt, hvor kassens placering så siden hen registreres inden for én bestemt reolsektion i magasinet. Hermed er søgbarheden tilgodeset på den mest optimale måde.
Nu var det imidlertid ikke alle oldsager, der umiddelbart kunne deponeres i fællesmagasinet. Bevaringstilstanden for især bronze- og jerngenstande var noget varierende og måtte vurderes fra genstand til genstand efter en skala. Enkelte fund blev straks bedømt til indlæggelse på Bevaringsafdelingen og kom under kyndige konservatorhænder.
Således forsynet med den nødvendige software kunne man kaste sig over de mere konkrete problemer, som projektet affødte: Hollufgårdsamlingen bestod af endog meget blandede bolsjer, idet den omfattede gamle, enkeltvis protokolførte fund fra perioden 1860-1972 såvel som nyere sager, der var registreret under en fortløbende serie journalnumre. Alt dette skulle nu føres over i den digitale tidsalder. Kun ganske enkelte fund var registrerede i det elektroniske beretningssystem, der var blevet indført i 2001.
Det siger sig selv, at der var et betydeligt arbejde forbundet med at "oversætte" og komplettere de gamle oplysninger i protokollerne, så oldsagerne kunne registreres i et ensartet informationsniveau. 1800-tallets „Flintkiler" og „Stenhamre" skulle oversættes til tynd- eller tyknakkede økser og skafthulsøkser af bjergart, og endvidere skulle der tilføjes en præcis datering af oldsagen efter nutidens standarder. Først med Erling Albrectsens tiltræden som arkæologisk inspektør i 1940 blev der indføjet dateringer i fundoplysningerne, så alle ældre fund måtte dateres under selve registreringsprocessen.
Det kunne ved starten forudses, at det ville blive nødvendigt med mange daglige opslag i museets gamle og ofte skrøbelige protokoller med betydelig slitage til følge. Problemet blev løst ved en scanning af samtlige bind foretaget af Landsarkivet for Nørrejylland. Hver protokol blev transformeret til pdf-filer. Eftersom der var tale om håndskrift af varierende skrifttype og kvalitet, kunne der ikke blive tale om en tekstscanning, så søgninger måtte foregå ved simpel bladring i filerne. Det blev der da også udviklet ganske imponerende færdigheder i! I protokollerne var der ret hyppigt tilføjet små oldsagstegninger til teksten, og disse små vignetter skulle vise sig til stor nytte ved identifikation af genstandene. Ved projektets afslutning sad protokollernes tekst og vignetter nærmest fast på nethinden hos projektdeltagerne.
Det noget uegale materiale betød, at de gamle protokolsager ikke blev overført til det elektroniske beretningssystem, men nu figurerer som et særligt segment i Arkholluf. Journalsagerne fra 1972 til 2001, der kun forelå som papirberetninger, blev derimod oprettet som "moderne" journalsager og trådte dermed fra papiralderen ind i den digitale tid. I alt 585 gamle journalsager blev på denne måde gjort digitale.
Billeder og fundoplysninger fra journalsager, der allerede var omfattet af elektronisk fundberetning, blev under registreringen automatisk tilført disse beretningers fundlister, som derved blev opgraderet i så at sige sovende tilstand.
Efter en kort periode som pilotprojekt blev projekt Magpak endeligt søsat i maj 2007. Bemandingen bestod af konserveringstekniker Jens Gregers Aagaard (fotos, bevaringsvurdering, softwaretilpasning), museumsinspektør Jørgen A. Jacobsen (opsøgning af fundoplysninger, identifikation af genstande, oprettelse af elektroniske journalsager) og af arkæolog Jesper Bade Poulsen (indtastning af data og fotos, emballering).
Arbejdet blev afsluttet ultimo februar 2009, hvor i alt 20.327 fundnumre, omfattende 92.527 enkeltgenstande, havde været igennem registreringsprocessen. I kompakt pakket stand fylder samlingen nu 1016 flyttekasser plus et antal mere voluminøse fundpræparater af grave og offerfund og af større lerkar. Kasserne blev løbende anbragt i ombyggede 40-fods skibscontainere med styring af den relative luftfugtighed. Det sidste er en simpel nødvendighed af hensyn til de forskellige fundmaterialers opbevaringskrav. Flintøkser tåler nu engang betydeligt større fugtudsving og -mængde end et skrøbeligt bronzesværd! Da arbejdet var til ende, var tre containere fyldt op til sidste hyldemeter.
Ikke overraskende bød arbejdet på mange udfordringer. Som tidligere nævnt måtte genstandenes typebetegnelser omdøbes til mere nutidige typer: "Graastenshamre" findes ikke i databasernes drop down-tabeller som en mulighed. I dag hedder sådanne skafthulsøkser af bjergart.
Med hensyn til dateringer var sådanne, og af gode grunde i øvrigt, fraværende i de tidlige protokoller. Oldsagerne skulle derfor dateres samtidig med inddateringen og med de for nuværende anvendte periodebetegnelser. De nævnte skafthulsøkser skal således dateres til Senneolitikum (slutningen af bondestenalderen). Endelig var der ofte problemer med præciseringen af selve fundstedet. Dette skal i nutidens systemer angives med en kombineret amts-/herreds-/sognekode (hvor nutidigt det så end ellers må forekomme?), men skønt man allerede i 1860 skulle angive "Findested", og i langt de fleste tilfælde kunne finde frem til sognet, optræder gård-, mark- og mosenavne af og til alene. Her måtte diverse håndbøger træde til, blandt andet Post- og Telegrafhåndbogen fra 1941, hvor alle gårdnavne optræder (det var før postnumrenes tid!). Vores skafthulsøkser var i øvrigt sammen med andre oldsager opsamlet på "Egnen henimod Kjerteminde (Rynkeby, Labby) og paa Hindsholm". Her måtte præcisionsniveauet sænkes til koden for Odense amt, Bjerge herred!
Hvor oldsagerne selv kunne volde hovedbrud med manglende, forkert eller utydelig mærkning (selv ultraviolet lys måtte bruges), var det for intet at regne mod problemerne med ældre tiders fundoplysninger. Databaser er ubønhørlige i deres krav til entydighed, og emnefelterne kan ikke indeholde et "både og", et "enten eller", "vistnok" eller andre tvetydigheder. Skal søgbarheden bevares, må der opereres med ét fundnummer, ét fundsted, ét materiale, én datering og én placering. Genstandstyperne selv burde også være entydige, i princippet i al fald, men her kan lidt større tolerancer tillades. It-alderens arkæologer er vænnet til stringens med hensyn til fundbehandling, men det fremgik hurtigt, at man tidligere anskuede registrering på ganske andre måder. I papiralderen kunne man i vidt omfang skrive sig ud af problemerne med fri prosa. Skulle man fatte interesse for et bestemt fund, skulle man jo alligevel have det i hænderne og derigennem skabe sig overblik. Derfor stødte man mange gange på fundbetegnelser som: Fund fra grube XX, fund fra profilen, eller det kronologisk, type- og materialeblandede "overfladefund", der kunne bestå af alt fra flintafslag over kridtpibestumper til ubestemmeligt jern. Værre var dog fund, oftest grave, hvor alle dele af fundet var forsynet med samme protokolnummer: Eksempelvis urne, fibula, perle, kniv og så de brændte menneskeknogler. Sidstnævnte skal ifølge en landsdækkende aftale uddeponeres på Panum Instituttet og kan således ikke have samme placeringskode som fundets øvrige dele -som databaserne kræver det! Her måtte fundene splittes op både fysisk og nummermæssigt.
I en proces som den her beskrevne både mistes og tilføjes informationer: Detaljer i protokolteksten gengives ikke og går tabt i databaseversionen. Det kan være gårdnavne, fundhistorien og desuden tidligere tiders for os lidt pudsige formuleringer. Om et, i øvrigt nordjysk, fund af sværd og økse hedder det i protokollen for august 1886: "Skjænket af Bankdirektør Bierfreund, fundne i Sjørring Sø. Hidrører utvivlsomt fra Knud den Helliges Ophold der." Fundet omfatter to sværd og en økse fra vikingetid/tidlig middelalder, og det ene sværd blev i år 2001 uddeponeret til museet i Thisted!
Nu er protokollerne som nævnt indscannede, og man kunne overveje, om ikke også disse tekster kunne tilbydes den besøgende på nettet.
Der arbejdes i skrivende stund med at gøre registreringsprojektets fotos og tekster tilgængelige for offentligheden på Odense Bys Museers hjemmeside. Opgaven omfatter dels overvejelser omkring søgeveje, dels muligheden for at oversætte den faglige terminologi i typebetegnelser og dateringer til almentforståeligt dansk.
Det er allerede nu muligt at se oldsager på skærmen, idet oldsagerne fra udstillingen Fine Fynske Fund er gjort virtuelt tilgængelige på hjemmesiden (www.museum.odense.dk). Det skal dog understreges, at resultaterne af magasinprojektet ikke vil fremtræde på helt samme måde.
Perspektiverne i digitalisering af oldsagssamlingen er ganske vidtrækkende: Der er i realiteten skabt et grundlag for et virtuelt museum, hvor interesserede på alle niveauer kan søge oplysninger om fund fra den fynske oldtid. Formidlingen kan i virkeligheden foregå hjemme ved skærmen hos den enkelte. Det digitale kildemateriale vil være tilgængeligt for søgning på alle niveauer fra surfing efter pragtstykker til systematisk opsøgning af bestemte genstandstyper eller til lokalhistoriske studier. Undervisere vil få et nemt håndterbart værktøj i hænde til præsentation af oldsager fra stenalder til vikingetid, og studerende og forskere vil i princippet kunne sidde på universitetsinstitutter i København, Århus, Lund eller Gottingen og bese genstandene inden et evt. besøg på Odense Bys Museer. Og så må det endelig ikke glemmes, at den virtuelle samling også på en hensigtsmæssig måde opfylder kravene i § 2 i Museumsloven om, at museerne skal "udvikle samlinger og dokumentation inden for deres ansvarsområde" og "gøre samlinger og dokumentation tilgængelig for offentligheden".
